Съвременната бизнес комуникация е невъзможна без адекватна кореспонденция и по имейл. Мнозина обаче, бързайки или незнаейки правилата, пропускат малки, но значителни елементи, които пречат на комуникацията да бъде наистина ефективна. 

Когато се получи мейл, който е изпратен до множество получатели, има опция да се отговори с reply или reply all, reply to all. Именно този избор например може да доведе до ефективна или неефективна комуникация.

Нека припомним някои специфики при изпращането на мейл в отговор до всички участници в кореспонденцията (reply to all).

1. В днешно време все по-често се случва и бизнес комуникацията да не е наживо лице в лице, което налага кореспонденцията да включва всеки един човек, който работи по даден проект. Важно е да няма пропуснати хора, които работят по даден казус/ проект. Често Reply to all се използва между хора, които са в различни отдели на фирма, или различни компании (например клиент – изпълнител).
2.  Друго приложение на функцията е, когато един колега добавя друг колега от същия отдел, във вече стартирал проект, знаейки че в течение на кореспонденцията той/тя ще отсъства и няма да може да проверява своята електронна поща.
3. Когато давате отговор, който интересува всички в кореспонденцията. Отговаряне на всеки поотделно би било загубено време.
4. Трябва да се внимава в специфичната ситуация, за да не се превърне желанието за информираност на всички – в ненужен спам.
5. Ако отговорът на даден въпрос касае само част от хората, които са в кореспонденцията, списъкът получатели се редактира до нужната бройка.
6. Когато отговорът ни съдържа лична информация – тогава може да се предпочете само reply.

Ако за вас тези точки са отдавна ясен и до болка повтарян и утъпкан път, то за друг може да е важно подсещане или дори ново знание. В комуникационната екосистема всички сме на различни нива, но за да протича процесът ефективно, е нужно да спазваме тези базови правила за имейл кореспонденция.